Govt documents digitisation framework deal revealed
“المواصلات” تعلن عن” الاتفاقية الإطارية لرقمنة الوثائق الحكومية”
DOHA: The Ministry of Transport and Communications introduced government entities to a new framework agreement that will convert government paperwork and documents to a digital format through electronic archiving, scanning, indexing, classification and online storage via content management systems.
The Government Documents Digitization Framework Agreement was revealed at a special event that was attended by project owners and representatives of government entities.
“MOTC places considerable attention to providing best digital solutions and practices that contribute to the digital transformation agenda across the country within the framework of the Qatar Digital Government 2020 Strategy,” said Assistant Undersecretary of Government Information Technology Sector Hassan Jassim Al Sayed.
In this Agreement, he added, “MOTC endorsed mechanisms and measures that guarantee the quality of work, using best world practices in this area in line with Qatar’s smart transformation towards completely paperless government.”
“To save government entities’ time and effort, MOTC, in collaboration with the Ministry of Finance, launched a public tender on the agreement. We highly appreciate the role the Ministry of Finance has played in rendering this process smooth and successful,” he explained.
The tender was open to all local companies that can provide digitisation services. The Agreement seeks to provide such digitisation services at competitive market prices.
In a presentation on how entities can benefit from the new Agreement, Director of Government Procurement Regulation at the Ministry of Finance, Abdul Aziz Al Taleb, said government entities are free to choose one of two contractual mechanisms for their electronic archiving projects.
The first mechanism involves directly joining the Agreement MOTC has signed with malomatia at the same prices included in the Agreement, he said.
The second mechanism is that each entity can simply launch its own tender for the same purpose and invite all interested companies to bid, guided by known local market prices, he added.
Having the same unified measures between all government entities, saving time and effort and rationalizing government spending were cited by Al Taleb among the several advantages of joining the MOTC-malomatia Agreement.
أعلنت وزارة المواصلات والاتصالات عن “الاتفاقية الإطارية لرقمنة الوثائق الحكومية” وذلك خلال الورشة التي أقامتها اليوم بحضور عدد من ممثلي مختلف الجهات الحكومية للتعريف بالاتفاقية.
تهدف الاتفاقية الاطارية لرقمنة الوثائق الحكومية إلى تحويل الوثائق الورقية الى الكترونية، من خلال توفير خدمات الأرشفة الالكترونية والمسح الضوئي للوثائق والمستندات، متضمنة خدمات الفهرسة والتصنيف وحفظ الوثائق الكترونيا في انظمة ادارة المحتوى، وحفظها ورقيا في مخازن المؤسسة أو من خلال توفير مساحات خارجية تقدم أعلى مستويات الحماية والسرية.
وفي كلمة له أثناء الورشة، صرح سعادة السيد حسن جاسم السيد الوكيل المساعد لشؤون تكنولوجيا المعلومات بوزارة المواصلات والاتصالات بأن ” وزارة المواصلات والاتصالات تحرص على تقديم أفضل الحلول الرقمية والممارسات التي من شأنها تسهيل التحول الرقمي في مختلف جهات الدولة في إطار تنفيذ أهداف استراتيجية حكومة قطر الرقمية 2020، وقد اعتمدت الوزارة في هذه الاتفاقية الإطارية آلياتٍ واجراءاتٍ تضمن جودة العمل باستخدام أفضل الممارسات العالمية في هذا المجال، سعيا للتحول الذكي والوصول الى مؤسسات وحكومة بلا ورق”.
وأضاف السيد ” توفيرا للوقت والجهد لمختلف الجهات الحكومية بالدولة، قامت وزارة المواصلات والاتصالات بطرح مناقصة عامة بشأن الاتفاقية الإطارية بالتنسيق مع الزملاء بإدارة تنظيم المشتريات الحكومية بوزارة المالية والذين نثمن لهم دورهم الكبير وجهودهم في تيسير وإنجاح هذه المبادرة. وتجدر الإشارة إلى أن الوزارة قد قامت بطرح مناقصة على الشركات المحلية لتقديم خدمات الرقمنة الإلكترونية، لتوفر هذه الاتفاقية خدمات الأرشفة لكافة الجهات الحكومية بأسعارٍ تنافسية تعتبر الأدنى في السوق المحلية”.
وخلال عرض تقديمي له عن آلية تعاقد الجهات الحكومية على الأرشفة الإلكترونية، أشار السيد عبدالعزيز آل طالب مدير إدارة تنظيم المشتريات الحكومية بوزارة المالية إلى أن الجهات الحكومية يمكنها الاختيار بين إحدى الطريقتين للتعاقد على برنامج الأرشفة الحكومية وهما: الطريقة الأولى من خلال الانضمام إلى الاتفاقية المبرمة بين وزارة المواصلات والاتصالات وشركة معلوماتية بذات الشروط والأسعار المنصوص عليها في الاتفاقية؛ والطريقة الثانية هي أن تقوم الجهة بطرح مناقصة جديدة للتعاقد على الأرشفة الالكترونية ودعوة كافة الشركات ذات الصلة بموضوع المناقصة مع الترسية على أفضل عطاء وذلك من خلال الإسترشاد بأسعار السوق المحلي.
ولفت آل طالب إلى مزايا الانضمام للإتفاقية المبرمة بين وزارة المواصلات والاتصالات وشركة معلوماية ومن أهمها: المحافظة على سرية المعلومات الحكومية، المحافظة على وحدة الإجراءات بين الجهات الحكومية فيما يتعلق بأرشفة المعلومات الحكومية، توفير الوقت والجهد بعدم طرح مناقصة جديدة، وترشيد الإنفاق الحكومي.
ومن جهته قال السيد يوسف النعمة الرئيس التنفيذي لشركة معلوماتية “أتقدم بالشكر لوزارة المواصلات والاتصالات لثقتهم في شركة معلوماتية في تنفيذ مشروع رقمنة الوثائق الحكومية.
وأنتهز هذه المناسبة لأوكد التزام شركة معلوماتية بدعم كافة المبادرات الحكومية المختصة بقطاع تكنولوجيا المعلومات والتي كان لها الفخر بتنفيذ عدد منها مع التزامنا بتوظيف الخبرات والكفاءات المطلوبة لإنجاحها، بالإضافة إلى ضمان جودة تنفيذ عالية.”
